Immobilien Magazin

BUWOG führt Zahlungssystem der Aareal-Bank ein

+++ Advertorial +++

Autor: Aareal-Bank

Wer macht sich schon Gedanken über Zahlungsverkehr? Der muss eben laufen, und dafür gibt es Banken. Aber wie bei den meisten Dingen, wird es am interessantesten, wenn man genauer hinschaut. Herwig Teufelsdorfer, COO der BUWOG AG, hat genauer hingeschaut, als er bei dem österreichischen Teil seines Unternehmen im Frühjahr 2017 das ERP-System SAP RE-FX eingeführt hat. "Zahlungsverkehr ist nicht trivial", sagt er. "Aus einer bestimmten Perspektive hat in der Wohnungsverwaltung alles in irgendeiner Form mit Zahlungsverkehr zu tun. Und gerade wenn Sie Ihre Prozesse auf Vordermann bringen wollen, sehen Sie: am Zahlungsverkehr hängt in gewissem Sinne alles."

Rund 23.000 Wohneinheiten im Eigenbestand verwaltet die BUWOG in Österreich, hinzu kommen 5.000 Garagen und Stellplätze. Das sind - im Idealfall - genauso viele Mieteingänge jeden Monat, die überprüft und am richtigen Mietvertrag gebucht werden müssen. Wohnungswirtschaftliche Verwaltungsprozesse in Reinkultur: kleinteilig, aufwändig, vordergründig standardisiert, aber doch immer wieder eigen ... Stimmt die Betragshöhe? Ist der adressierte Mietvertrag im Verwendungszweck deutlich erkennbar? Ist die Miete für den Stellplatz schon mit überwiesen?

Herwig Teufelsdorfer wusste, dass das SAP-System Funktionen beinhaltet, die dabei helfen, solche Prüf- und Zuordnungsmechanismen zu erleichtern. "Vor allem aber", erzählt er, "kannte ich von unseren deutschen Beständen bereits das Zahlungsverkehrsverfahren BK01 der Wiesbadener Aareal Bank, das in SAP integriert ist." Das deutsche Bankinstitut hat sich seit Jahrzehnten auf die Automatisation von Zahlungsverkehrsprozessen in Wohnungsunternehmen spezialisiert und ein umfassendes Portfolio an Funktionalitäten entwickelt, die weit mehr als nur die oben genannten Standardaufgaben enorm beschleunigen und standardisieren. "Diese Effizienzgewinne wollten wir für unseren eingehenden Zahlungsverkehr auch im österreichischen Bestand unbedingt heben", betont Teufelsdorfer.

Dreh- und Angelpunkt im BK01 Verfahren ist die BK01 Kontonummer: Alle Mieter überweisen zwar auf das gleiche Konto, jeder adressiert dabei aber eine nur ihm zugeordnete virtuelle Kontonummer, die mit dem realen Konto der BUWOG verknüpft ist. Auf dieser simplen Basis baut das BK01 Verfahren automatisierte Folgeprozesse auf. Zu geringe Beträge können zum Beispiel trotzdem dem korrekten Mietvertrag zugeordnet werden, stoßen aber auf Wunsch direkt eine Nachforderung an, inklusive dem zugehörigen, mit den notwendigen Daten vorausgefüllten Schriftwechsel. Wohneinheiten und zugehörige Garagen können im System so verknüpft werden, dass eingehende Mietforderungen automatisch richtig aufgeteilt werden ... Beispielhafte systemische Datenprozesse mit großer Wirkung für die BUWOG.

Bei vielen Tausend Einheiten seien optimierte Prozesse ein sofort spürbarer Erfolg, ganz gleich ob nach Gesichtspunkten der Zeit- oder Kostenersparnis. Die Sicherheitsaspekte - für die BUWOG erwartbarerweise ein gewichtiges Thema - seien nicht diskutierbar. Aber hier biete das BK01 Verfahren trotz der automatischen Zuordnungen und Buchungen viele Möglichkeiten, die Standards unternehmensindividuell anzupassen. Leicht und genau könnten die eigenen Anforderungen konfiguriert werden - an tolerierte Abweichungen zum Beispiel oder durch automatisierte Hinweise auf vordefinierte Fälle, die zwingend zur Prüfung vorgelegt werden sollen. Dass die Konten in Deutschland liegen, sei in Zeiten der europäischen Einigung schlicht irrelevant, das sei weder technisch noch rechtlich spürbar, noch seien die österreichischen Mieter der BUWOG irritiert gewesen. Das Verfahren wurde innerhalb des SAP-Einführungsprojektes mit implementiert. Ursprünglich zu Jahresbeginn geplant, hatte die BUWOG im April 2018 den ersten BK01 Zahlungseingang auf dem Konto. Laut Teufelsdorfer ein Projektverzug "im Normalbereich". Wichtiger sei aus seiner Sicht die Qualität der Prozesse, und diese Erwartung wurde voll erfüllt: "Wir hatten bei der automatisierten Zuordnung und Buchung eine Fehlerquote von exakt Null."Wer macht sich schon Gedanken über Zahlungsverkehr. "Das sollte jeder tun", meint Teufelsdorfer, "es lohnt sich. Auf die Synergien, die wir von dem systemintegrierten Zahlungsverkehrsverfahren BK01 bereits kannten, wollten wir für die Verwaltungsprozesse an unseren österreichischen Standorten keinesfalls verzichten."

Zur Aareal - Bank Webseite