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Millionenfalle neue Datenschutzverordnung

Bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes kostet es ab Frühling 2018, wenn man die neuen europäischen Datenschutzbestimmungen nicht einhält. Die haben es in sich und treffen die Immobilienbranche ganz besonders stark.

Autor: Gerhard Rodler

Die möglichen Folgen bei Missachtung sind heftig. Mehr als das. Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes drohen ab 25. Mai 2018, wenn die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSVGO) nicht exakt befolgt wird. Das macht das Thema brisant. So "zahnlos" wie bei einer Missachtung der Energieausweispflicht geht es diesmal nicht ab. Die neue DSVGO trifft die Immobilienbranche besonders. Denn: Nie ist ein Mensch so gläsern wie beim Kauf eines Hauses oder einer Wohnung. Egal ob Makler, Hausverwalter, Bauträger oder Projektentwickler. Sie alle verwalten Unmengen an Daten. Sie schicken an Interessenten, ehemalige Mieter und Käufer regelmäßig Newsletter und Einladungen zu Veranstaltungen? Oder geben Kundendaten an Dritte weiter (dazu gehören Professionisten bei Hausverwaltungen, selbst die eigene Buchhaltungsfirma)? Sie archivieren Kundendaten, ohne sicher zu sein, dass Sie diese derzeit wirklich benötigen? Auf Laptops oder dem Arbeitstelefon ihrer Mitarbeiter sind Kundendaten (Telefonnummern), und die Geräte könnten gestohlen oder verloren werden? Dann haben sie gemäß DSVGO möglicherweise bald ein Riesenproblem. Und Arbeit vor sich. Denn: Sie benötigen dazu explizit eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Person zur Daten-Verarbeitung über alle jeweiligen personenbezogenen Daten f. Diese "Zwecke" müssen extra aufgelistet sein - und die Daten müssen jederzeit aktuell gehalten werden (auch bei Adressänderung etwa). Diese Vereinbarung mit jeder Person muss die Angabe aller Datenarten, die verarbeitet werden sollen, umfassen. Ebenso die Angabe jedes einzelnen Verarbeitungszweckes sowie der Datenempfänger und ein ausdrücklicher Hinweis auf den jederzeit möglichen Widerruf (und Möglichkeit der Kontaktaufnahme, z.B. Email-Adresse, Telefonnummer, etc.). Außerdem muss man eine sichere Aufbewahrung der Einwilligungserklärungen (Beweisfunktion) nachweisen können. Was auf Immobilienunternehmen hier zukommt, ist ein riesiger Verwaltungsaufwand.

“Als Agentur müssen wir uns mit der DSGVO für unsere Kunden genau befassen.” - Iris Einwaller, EPmedia

1. Schritt: Alle Verarbeitungstätigkeiten müssen identifiziert und zentrale Fragestellungen (Verantwortlicher, Datenarten, Datenherkunft, Datenübermittlung usw.) beantwortet werden.

2. Schritt: Die Informationen werden zusammengeführt, Datenflussanalysen erstellt und die Ergebnisse ins Verfahrensverzeichnis überführt. Schließlich: Alle Verantwortlichen müssen schriftliche Aufzeichnungen über alle Datenverarbeitungen und Datenkategorien, die sie verarbeiten, führen. Diese müssen u.a. einen Verantwortlichen, die Zweckbeschreibung der Verarbeitung, die verarbeiteten Datenkategorien, die Empfänger der Daten, die Speicherdauer, eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen und noch viel mehr enthalten. "Gerade auch die Immobilienbranche muss sich damit auseinandersetzen, wie und welche Daten von Käufern und Verkäufern verarbeitet und vor allem gespeichert werden", weiß PHH Rechtsanwälte Datenschutzexpertin Karin Bruchbacher. Gemeinsam mit Georg Zeitler von PC Web hat sie Lösungsangebote erarbeitet.

Die Datenschutzverordnung hat auch Auswirkungen auf die Branche. - Julia Peier, PHH Rechtsanwälte

Iris Einwaller, Geschäftsführerin der epmedia Werbeagentur, die professionelle Kommunikationslösungen anbietet: "Auch wir als Agentur müssen uns für unsere Kunden mit der neuen Datenschutzverordnung genauestens auseinandersetzen. Wir sehen es als unsere Pflicht, unsere Kunden über die möglichen Risiken im Datenschutzbereich aufzuklären - das fängt schon beim normalen Newsletterversand an." Übrigens: PHH Rechtsanwälte hat gemeinsam mit dem IT-Entwickler Share Lock einen DSGVO Online-Check-up entwickelt. Damit kann der Ist-Stand erfasst und ausgewertet werden. Ein Ampelsystem zeigt auf, wo das Unternehmen steht und wo es Handlungsbedarf gibt.

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