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Was bleibt vom Home-Office?

40 Prozent arbeiten seit dem Ausbruch der Corona-Krise ausschließlich oder teilweise im Home-Office, knapp zwei Drittel sehen Vorteile. Was wird davon bleiben? Ein Ausblick.

Autor: Susanne Prosser

Der Küchentisch wird zum Schreibtisch umfunktioniert, das Meeting wird mittels Webcam abgehalten, der private Laptop muss kurzfristig auch für die Arbeit herhalten und wer bis jetzt immer hübsch gekleidet das Büro betreten hatte, kommt jetzt mit Jogginghose und Sweatshirt durch.

Für viele ist das Home-Office eine große Umstellung - und eine neue Erfahrung: Laut Arbeitsklima-Index der Arbeiterkammer Oberösterreich waren lediglich 20 Prozent der nunmehrigen Heimarbeiter zeitweise im Home-Office beschäftigt. Vor allem unter Spezialisten und Wissensarbeitern, aber auch bei Tätigkeiten im Verkauf und Außendienst war es bislang durchaus gängig, ausgestattet mit Smartphone und Laptop zumindest zeitweise in den eigenen vier Wänden, im Café oder sonstwo auf der Welt "remote" zu arbeiten.

Die Corona-Krise hat das über Nacht verändert. Als Bundeskanzler Sebastian Kurz am Freitag, den 13. März die Ausgangsbeschränkungen ab Montag, den 15. März verkündete, hieß es für die meisten Mitarbeiter quer durch alle Betriebe in Österreich: Akten packen und nach Hause gehen. Und niemand weiß, für wie lange!

Umstellung praktisch über Nacht

Beim Dachverband der Sozialversicherungsträger war man schon seit Ende Februar wachsam. "Wir haben uns seit Beginn der Krise streng an die Hygiene-Anordnungen gehalten und Dienstreisen storniert", sagt Alexander Burz, stellvertretender Büroleiter des Dachverbandes der Sozialversicherungsträger, "Als sich die Lage am 13. März verschärft hatte, prüften wir gleich in der Früh gemeinsam mit unserer IT-Abteilung, welche Mitarbeiter entsprechend unserer Ressourcen bis wann ins Home-Office übersiedeln können. Wir waren allerdings in der glücklichen Lage, dass etwa ein Drittel unserer 320 Mitarbeiter bereits mit Laptops und Diensthandys ausgestattet war." Nach der entscheidenden Pressekonferenz vor dem Wochenende legte man schlagartig den Schalter um: "Wir machten an diesem Tag nichts anderes, als alle Mitarbeiter für das Home-Office zu schulen." Ebenso wurden für alle Mitarbeiter SMS Token angefordert, die von zuhause aus ein sicheres Einwählen in das Firmennetzwerk ermöglichen. "Einer erkrankten Mitarbeiterin haben wir ihren Laptop sogar mit der Post nach Hause geschickt", erinnert sich Burz.

Umstellung funktionierte "erstaunlich schnell"

Mit dem darauffolgenden Montag wurde die digitale Kommunikation intensiviert - unter anderem, indem man die Dichte der Jours fixes erhöhte. Alexander Burz selbst bemerkte schnell die Notwendigkeit eines Bluetooth-Headsets, das er sogleich via Amazon bestellte: Schließlich telefoniere er den ganzen Tag nur mehr über Skype for Business! Was wird im Dachverband vom neuen Arbeiten bleiben? "Zum einen haben wir gemerkt, wie erstaunlich schnell wir uns alle auf die neue Situation einstellen konnten", sagt Alexander Burz, "und wir konnten durchaus Vorteile erkennen. Ich kann mir zum Beispiel gut vorstellen, dass wir nach der Krise viele Termine mit Externen vermehrt über Videokonferenz abhalten, anstatt für ein Meeting quer durch Wien zu fahren. Das spart unnötige Anfahrtswege und damit Zeit." Grundsätzlich werde man jedoch stufenweise zur gewohnten Arbeitsweise im Büro zurückkehren, sobald dies wieder möglich ist.

Studien: Mitarbeiter im Home-Office arbeiten mehr

Der Arbeitsrechtsexperte Martin Risak geht davon aus, dass die langfristigen Auswirkungen des Home-Offices mit der bisherigen Unternehmenskultur in Zusammenhang stehen: "Firmen, die bereits ein Open Office-Konzept leben, etwa in Großraumbüros ohne feste Arbeitsplätze, werden das flexible Arbeiten nach der Krise noch verstärken." Es gäbe allerdings auch Arbeitnehmer und Führungskräfte, die das Home-Office "um die Burg nicht aushalten", weiß der Experte. Vor allem der Führungsstil müsse zum Arbeiten zuhause passen, demnach müsste nach Leistung beurteilt werden, nicht nach Präsenz. "Viele Chefs denken, dass ein Mitarbeiter nichts macht, nur weil sie ihn nicht sehen und kontrollieren können", sagt Risak, "Dabei ist es sogar durch mehrere Studien erwiesen, dass Menschen im Home-Office produktiver sind."

Begründet ist dies unter anderem mit dem eigenen Druck, noch mehr Leistung beweisen zu müssen als im Büro. "Wer zuhause arbeitet, will schließlich Ergebnisse bringen und nicht den Vorwurf hören, man würde zuhause nichts tun", sagt Risak.

Autonomie kann produktiver machen

Zudem wirke sich Autonomie und Selbstgestaltung häufig vorteilhaft auf den Output aus. "Voraussetzung dafür ist, dass man sich selbst gut organisieren kann", sagt Risak. Vor allem für Pendler und Teilzeitbeschäftigte hat das flexible Arbeiten zuhause viele Vorteile - es spart schließlich Kilometergeld und Anfahrtszeit und ermöglicht eine Zeiteinteilung, die mehr den eigenen Bedürfnissen entspricht. Insbesondere für Teilzeit arbeitende Elternteile kann das ein erheblicher Bonus sein.

Die Krise als Digitalisierungs-Turbo

So zum Beispiel für Birgit Stark, die bei Canon Österreich als PR- und Event-Kampagnenmanagerin arbeitet. Ihre drei Kinder Jakob, Moritz und Sophie sind zwei, fünf und acht Jahre alt und tummeln sich ebenso in der Wohnung im niederösterreichischen Perchtoldsdorf, während sie ihrem Job im Ausmaß von 20 Wochenstunden im Home-Office nachgeht. Selbiges befindet sich je nach Wetter und Stimmung zuhause mal im Wohnzimmer, mal am Balkon und mal auf der Terrasse. Die Arbeitszeit von 20 Stunden kann sich Birgit Stark relativ flexibel über den Tag hinweg einteilen.

"Das ist für mich in dieser Situation eine große Erleichterung", sagt die 39-jährige. Mit ihrem Chef Hermann Anderl, der von seinem Home-Office in Wien 22 die ganze Canon-Crew organisiert, kommuniziert sie ebenso wie mit den Team-Kollegen via Skype etwa zweimal am Tag. Sozial ist man unter anderem über das "Unternehmens-Facebook" Yammer verbunden: "Alle Mitarbeiter wurden zum Beispiel angeregt, ihre Fotos aus dem Home Office zu posten. Es war interessant zu sehen, wie jeder einzelne die Situation meistert. Wir bekommen auch laufend vom Management per Video und Mail Tipps, wie wir das Home Office am besten umsetzen und unseren Tag strukturieren können", sagt Birgit Stark.

Erfahrung ist prägend für das Team

Auch bei Canon Austria und CEE hatte man sich relativ frühzeitig ein Krisen-Szenario zurechtgelegt. "Die Mitteilung am Freitag kam ja nicht wirklich überraschend", sagt Hermann Anderl, "Wir haben uns vorweg schon vorbereitet, wobei die finale Umsetzung über das Wochenende für 440 Mitarbeiter doch sehr aufwendig war." Vorher gab es für einzelne zwar bereits Home-Office-Regelungen, wobei die Mitarbeiter im Backoffice noch nicht für die Heimarbeit ausgestattet waren. "Ich bin meinen Mitarbeitern sehr dankbar, dass jeder einzelne die Maßnahmen mitgetragen hat", sagt Anderl, "Wir spürten im Unternehmen durch die Umstellung einen sehr großen Zusammenhalt. Dieses Erlebnis wird uns als Team bestimmt auch nach der Krise prägen."

Der Geschäftsführer selbst setzt auf Ergebnisse und achtet darauf, keinen zu sätzlichen Leistungsdruck auf seine Angestellten auszuüben - vor allem, wenn sie Kinder zuhause haben. "Nach vier Wochen sehen wir, dass wir viele Prozesse wie Unterschriftenreihen oder das Vier-Augen-Prinzip erfolgreich in die digitale Welt transferieren konnten", resümiert Anderl, "Ich bin überzeugt, dass wir aus der Krise insgesamt mit viel schlankeren Prozessen herauskommen werden." Anderl glaubt, dass die Krise künftig neue Anforderungen an Büroräumlichkeiten stellen wird: "Möglicherweise wird künftig das Vorhandensein eines Sozialraums weniger wichtig sein als die Möglichkeit, remote zu arbeiten."

Flexibilität macht den Erfolg

Der Wiener IT-Dienstleister Stefan Mayer sieht vor allem die Flexibilität der Unternehmen als Schlüssel, um sich mit neuen Arbeitsweisen an neue Situationen anpassen zu können. "Microsoft zum Beispiel bietet seit vielen Jahren Cloud-Dienste an, während man früher als Firma seinen eigenen Mailserver in die Ecke stellen musste." Über die Cloud-Lösung können verschiedene Funktionen aktiviert werden, wie zum Beispiel Chats in Gruppen, Fragebögen, Feedback-Schleifen sowie Seminare oder Schulungen, zu denen jeweils auch externe Teilnehmer eingeladen werden können. Andere Tools und Programme wie Slack, Skype, Teamviewer, Dropbox, Anydesk oder zoom bieten ähnliche Teilfunktionen an. "Zu achten ist dabei allerdings auf die Sicherheit und den Datenschutz", gibt Stefan Mayer zu bedenken, "Hier sollten alle Mitarbeiter bestens informiert und ausgestattet sein."

Die Krise hat die Digitalisierung zweifelsohne rasant beschleunigt - und alles, was man daraus lernen konnte, wird bleiben.